Le nouvel environnement Office de Microsoft 365 sera déployé en plusieurs étapes dans l’administration fédérale. La première à en avoir bénéficié est l’équipe de projet. Après de premiers tests à l’épreuve du travail quotidien, le cercle des utilisateurs pilotes a été élargi. Les quelque 130 premiers utilisateurs ayant achevé leurs tests, la première phase pilote est à présent terminée.

La prochaine étape prévoit le déploiement du logiciel dans deux unités administratives, à savoir l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication et le secteur Transformation numérique et gouvernance de l’informatique de la Chancellerie fédérale, ce qui correspond à 1800 utilisateurs. Ce déploiement fait encore partie de la phase pilote, car il vise à tester notamment les interfaces avec les applications spécialisées.

Déploiement dans toute l’administration fédérale d’ici fin 2025

Quand l’environnement fonctionnera et sera stable dans les deux unités pilotes, l’installation sera lancée dans les autres unités administratives, ce qui devrait être fait dans le courant du deuxième semestre de 2024. Le déploiement de Microsoft 365 devrait durer jusque fin 2025. À cette date, 40 000 postes de travail auront été équipés dans toute l’administration fédérale. Mettre en place un logiciel à une telle échelle constitue un défi de taille. Les phases pilotes et le déploiement par étapes permettent d’acquérir de l’expérience et d’optimiser les processus en permanence.

Prévenir le stockage de données sensibles dans le nuage public

Une directive contraignante règle l’utilisation de Microsoft 365 pour l’ensemble de l’administration fédérale. Les utilisateurs auront l’interdiction de sauvegarder des données sensibles et des documents confidentiels dans le nuage de Microsoft. Un logiciel spécifique les aidera à enregistrer leurs documents au bon emplacement. Des documents didactiques sont également prévus pour expliquer comment se comporter lors du traitement de données sensibles.

Après un examen approfondi, la Confédération a décidé au début de l’année dernière de remplacer la version actuelle d’Office par le nouveau produit Microsoft 365. Le Parlement a approuvé un crédit d’engagement de 14,9 millions de francs à cet effet. Un changement de fournisseur et de produits comporte trop de risques pour la Confédération et nécessiterait l’engagement de ressources trop importantes en raison des nombreux liens existant avec des applications spécialisées. Mais il est prévu de réduire la dépendance vis-à-vis des produits Office de Microsoft à moyen et long terme (voir le communiqué du Conseil fédéral du 15 février 2023).

Deux premières unités administratives passent à Microsoft 365