Seit Oktober 2024 läuft der schrittweise Rollout von Microsoft 365 bei der Bundesverwaltung. Der Prozess verläuft ohne nennenswerte Probleme. Auch die Service-Hotline des Bundesamts für Informatik und Telekommunikation (BIT) verzeichnet keine aussergewöhnlich hohe Anzahl von Support-Anfragen zum Thema.

Mit Schulungen zur Seite stehen

Um die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung bei der Umstellung auf Microsoft 365 zu unterstützen, besteht ein breites Angebot an internen Schulungen. Dabei werden sie unter anderem befähigt, Dokumente so zu klassifizieren, dass keine sensiblen Daten in der Microsoft Cloud landen. Zusätzlich werden in den verschiedenen Ämtern ausgewählte Mitarbeitende zu Power-Nutzenden ausgebildet. Sie können dank vertieften Kenntnissen ihren Kolleginnen und Kollegen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Enge Begleitung durch die Finanzkontrolle

Microsoft 365 wird für die gesamte Bundesverwaltung eingeführt, weil Office-Lösungen beim Bund einheitlich und zentral als sogenannter Standarddienst geführt werden. Aus diesem Grund ist für das Projekt der Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung der Bundeskanzlei verantwortlich. Das BIT ist Leistungserbringer und führt die Arbeiten aus. Als Schlüsselprojekt wird es zudem von der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK) regelmässig geprüft.

Machbarkeitsstudie für Open-Source-Software als teilweise Alternative

Um die mittel- bis langfristige Abhängigkeit von Microsoft im Office-Bereich zu reduzieren und die digitale Souveränität der Bundesverwaltung zu stärken, führt die Bundeskanzlei derzeit mit dem BIT eine Machbarkeitsstudie durch zu Open-Source-Software (OSS). Dabei prüft sie eine beschränkte Notfall-Lösung für den Fall, dass Microsoft 365 ausfallen würde. Zudem klärt die Bundeskanzlei ab, ob sich mit einer OSS-Umgebung sensitive Dokumente sicher bearbeiten lassen. Die Machbarkeitsstudie läuft voraussichtlich bis Mitte 2026 und soll Empfehlungen zum weiteren Vorgehen machen.

Microsoft 365 bei rund einem Drittel der Bundesverwaltung installiert